TOMORIS NEXTAtlas
Rechtliches

Datenschutz

Welche Daten Atlas verarbeitet, wofür, auf welcher Grundlage, wie lange, und welche Rechte Sie haben.

Verantwortlicher

TOMORIS GmbH
Saturnstraße 1
4614 Marchtrenk
Österreich

E-Mail
[email protected]
Telefon
+43 7243 53091

Zweck und Geltungsbereich

Atlas ist die KI-Potenzialanalyse der TOMORIS GmbH. Diese Erklärung gilt für die öffentlichen Seiten von Atlas (Startseite, Preise, Atlas Check, Kontakt, Impressum, Datenschutz) und für die Anwendung nach der Anmeldung.

Für Kontaktanfragen, Leads aus dem Atlas Check, die Konten der Anmeldung und das Audit-Protokoll ist TOMORIS Verantwortlicher. Die Daten, die ein Kunde in seiner Analyse erfasst (Struktur, Interviews, Dokumente, Microsoft-365-Auswertung), verarbeitet TOMORIS im Auftrag des Kunden; dafür gilt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung, der mit dem Abo oder der begleiteten Analyse geschlossen wird.

Hosting und Auslieferung

Atlas läuft auf Servern der TOMORIS GmbH im eigenen Serverraum am Firmensitz in Marchtrenk, Österreich; dort liegt auch die Datenbank. Zugangsdaten und Schlüssel liegen in einem Azure Key Vault von Microsoft in der Region Westeuropa.

Die öffentliche Adresse atlas.tomoris.com wird über Cloudflare ausgeliefert (Schutz und Weiterleitung zum Server). Beim Abruf fallen technisch erforderliche Verbindungsdaten an, etwa Zeitpunkt, angeforderte Adresse, Status und IP-Adresse. Sie dienen dem sicheren Betrieb und der Fehlersuche.

Cookies und Speicherung im Browser

Atlas verwendet keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Werkzeuge und lädt keine Inhalte von Dritten: Schriften, Bilder und Programmcode kommen vom Atlas-Server selbst. Deshalb gibt es kein Cookie-Banner.

Gesetzt werden nur technisch notwendige Einträge:

  • __Host-atlas: das Sitzungs-Cookie nach der Anmeldung, nur über HTTPS, gilt acht Stunden.
  • Kurzlebige Cookies während der Anmeldung bei Microsoft, die die Antwort von Microsoft der Anmeldung zuordnen; sie werden danach gelöscht.
  • atlas-lang im Local Storage: die Sprache, die Sie mit dem Sprachumschalter gewählt haben.
  • tomoris-theme im Local Storage: helle oder dunkle Darstellung, wenn Sie sie ausdrücklich wählen.

Kontaktformular

Das Kontaktformular verarbeitet Betreff, Unternehmen, Name, E-Mail-Adresse und Nachricht sowie optional Ihre Telefonnummer, um Ihre Anfrage zu beantworten. Gespeichert wird nur mit Ihrem Einverständnis; der Wortlaut des Einverständnisses wird mit der Anfrage gespeichert.

Die Anfrage landet in der Lead-Liste von Atlas, die nur TOMORIS-Administratoren im internen Netz sehen. Ist der Versand eingerichtet, erhält der Vertrieb von TOMORIS zusätzlich eine E-Mail über Microsoft 365 (Exchange Online); Antworten gehen an Ihre E-Mail-Adresse.

Zum Schutz vor Missbrauch begrenzt Atlas die Anfragen je IP-Adresse und Stunde; die Adresse wird dafür nur im Arbeitsspeicher gehalten und nicht gespeichert. Ein verstecktes Feld hält Formular-Roboter ab. Es gibt kein Captcha eines Drittanbieters.

Atlas Check

Den Atlas Check füllen Sie ohne Anmeldung aus. Antworten und Ergebnis werden nicht gespeichert, solange Sie keinen Kontakt hinterlassen. Mit Kontakt und Einverständnis speichert Atlas Unternehmen, Name, E-Mail-Adresse, optional Telefon und Nachricht, Ihre Antworten und das Ergebnis als Lead, um Sie dazu zu kontaktieren.

Den Kurzreport als PDF öffnet ein Zufallsschlüssel, den nur Sie erhalten; Atlas speichert davon nur einen Hashwert.

Anmeldung mit Microsoft

Die Anmeldung erfolgt über Microsoft Entra ID. Atlas erhält von Microsoft die Kennung Ihres Kontos und Ihrer Organisation, Ihren Namen, Ihre Anmelde-Adresse (E-Mail) und Ihre Gruppenzugehörigkeit, um Ihre Rolle und Ihre Mandanten festzulegen. Ein Passwort sieht Atlas nie.

Personen, die TOMORIS in Atlas einträgt, werden mit Kontokennung, Anmelde-Adresse, Anzeigename, Rolle, Gast oder nicht und der letzten Anmeldung gespeichert. Externe Personen lädt Atlas als Gast in die Microsoft-Umgebung von TOMORIS ein; die Einladung verschickt Microsoft.

Anmeldungen und abgelehnte Anmeldungen stehen im Audit-Protokoll.

Analysedaten: Struktur, Interviews, Dokumente

In einer Analyse werden Bereiche, Prozesse, Arbeitsschritte, Rollen, Systeme und Bewertungen erfasst. Interviews halten die Rolle der befragten Person fest (zum Beispiel „Leitung Einkauf“), nie ihren Namen. Dokumente sollen ohne Namen hochgeladen werden; Atlas liest ihren Text, das Original wird nach der Auswertung gelöscht.

Jede Änderung steht im Änderungsprotokoll, jeder wichtige Schritt im Audit-Protokoll. Kunden sehen nur, was freigegeben ist, und nur ihren eigenen Mandanten. Es findet keine Auswertung über einzelne Personen statt.

Sprachmodell

Für die Auswertung von Interviews und Dokumenten nutzt Atlas ein Sprachmodell von Anthropic (Anthropic Ireland, Limited, Irland, und Anthropic, PBC, USA) als Auftragsverarbeiter. Übermittelt werden der Interviewverlauf beziehungsweise der Text eines Dokuments, nachdem Atlas Geheimnisse, E-Mail-Adressen, IBANs, Telefonnummern und Namen nach einer Anrede ersetzt hat.

Daten eines Kunden gehen erst an das Sprachmodell, wenn der Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen und das Sprachmodell für den Mandanten freigegeben ist. Im kostenlosen Test gibt es keine KI-Auswertung. Die Übermittlung in die USA stützt sich auf Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

Microsoft-365-Scan

Mit Zustimmung eines Administrators liest Atlas die Struktur und die Nutzung von Microsoft 365 der Organisation über Microsoft Graph: Gruppen, Teams, Websites, Lizenzen, Apps und Power-Automate-Flows. Gespeichert werden nur Zahlen je Gruppe von mindestens fünf Personen, nie eine Zeile je Person; Nutzungsberichte bleiben pseudonymisiert, Inhalte von E-Mails, Dateien oder Chats werden nicht gelesen.

Abo und Zahlung

Ein Abo wird über TOMORIS.Commerce abgeschlossen; die Zahlung wickelt Stripe (Stripe Payments Europe, Limited, Irland) ab. Zahlungsdaten wie Kartennummern sieht Atlas nicht. Atlas erhält von TOMORIS.Commerce nur Plan, Laufzeit und Status des Abos, um Ihren Mandanten freizuschalten.

Rechtsgrundlagen

  • Bereitstellung der Seiten und Verbindungsdaten: berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
  • Kontaktanfragen und Leads aus dem Atlas Check: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), jederzeit widerrufbar; bezieht sich die Anfrage auf eine Leistung, auch vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
  • Anmeldung, Abo und Zahlung: Erfüllung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
  • Analysedaten eines Kunden: im Auftrag des Kunden nach dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO).
  • Audit-Protokoll und Missbrauchsschutz: berechtigtes Interesse an Nachvollziehbarkeit und Sicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
  • Notwendige Cookies und Einträge im Browser: erforderlich für den ausdrücklich gewünschten Dienst (§ 165 Abs. 3 TKG 2021).

Empfänger und Drittländer

Technisch beteiligt sind Microsoft (Entra ID für die Anmeldung, Microsoft Graph für den Scan und die Einladung, Exchange Online für die E-Mail an den Vertrieb, Azure AI Speech für das Diktat, Azure Key Vault für Schlüssel), Anthropic für das Sprachmodell, Cloudflare für die Auslieferung der öffentlichen Adresse und Stripe über TOMORIS.Commerce für Zahlungen. Auf Wunsch übergibt Atlas Maßnahmen als Ticket an das Jira von TOMORIS (Atlassian); Maßnahmen enthalten keine Personendaten.

Microsoft, Anthropic, Cloudflare, Stripe und Atlassian sind Unternehmen mit Konzernsitz in den USA. Eine Verarbeitung außerhalb der EU beziehungsweise des EWR kann daher nicht ausgeschlossen werden. Die Anbieter stützen solche Übermittlungen nach eigenen Angaben auf das EU-US Data Privacy Framework beziehungsweise auf Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

Speicherdauer

  • Kontaktanfragen und Leads aus dem Atlas Check: zwölf Monate nach dem Eingang, früher auf Ihren Wunsch.
  • Interviewverläufe: 90 Tage nach der Freigabe des Interviews (je Mandant einstellbar, 1 bis 365 Tage).
  • Hochgeladene Dokumente (Original): 30 Tage nach der Auswertung (je Mandant einstellbar); der gelesene Text bleibt bis zur Löschung des Dokuments oder des Mandanten.
  • Microsoft-365-Auswertungen: zwölf Monate nach dem Scan (je Mandant einstellbar).
  • Änderungs- und Audit-Protokoll: 24 Monate (je Mandant einstellbar, mindestens zwölf Monate).
  • Sitzungs-Cookie: acht Stunden.
  • Ein Mandant wird auf Wunsch vollständig gelöscht; es bleibt nur ein Löschbeleg ohne Inhalte.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung, auf Datenübertragbarkeit sowie das Recht, einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen zu widersprechen (Art. 15 bis 21 DSGVO). Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich dafür an [email protected].

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt, können Sie sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren. In Österreich ist das die Datenschutzbehörde (Barichgasse 40–42, 1030 Wien, dsb.gv.at).

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt. Atlas bewertet Arbeitsschritte, keine Menschen; die Vorschläge der KI geben Menschen frei.

Sicherheit und Aktualisierung

Die Übertragung erfolgt verschlüsselt über HTTPS. Mandanten sind in der Datenbank getrennt, jeder Zugriff folgt Rolle und Mandant, wichtige Schritte stehen im Audit-Protokoll. Die Verwaltung erreicht nur TOMORIS im internen Netz.

Diese Erklärung wird aktualisiert, wenn sich die Datenflüsse von Atlas oder die Angaben der Anbieter ändern.

Stand: Oktober 2026